Informace o zpracování a ochraně osobních údajů

Dne 25. května 2018 vstoupilo v rámci Evropské unie v platnost Obecné nařízení o ochraně osobních údajů. V souladu s ním Vás chceme informovat, jakým způsobem zpracováváme a ochraňujeme osobní údaje získané v souvislosti s činností naší organizace.

Tímto dokumentem Vám poskytujeme informace o Vašich právech souvisejících se zpracováváním Vašich osobních údajů v Oblastní charitě Havlíčkův Brod.

Oblastní charita Havlíčkův Brod (dále také jen „správce“) tímto prohlašuje, že ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady EU o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů (toto nařízení bude dále označováno jen jako „GDPR“) zpracovává osobní údaje subjektů údajů pro svou činnost, a je tedy správcem osobních údajů (tj. osobou, která určuje způsoby a účely zpracování osobních údajů). Při zpracování osobních údajů se řídíme právními předpisy, zejména Nařízením evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. Zpracování osobních údajů probíhá vždy pouze v rozsahu daném konkrétní službou nebo účelem zpracování.  

Obecně závazné právní předpisy nestanoví konkrétní podmínky vedení a ochrany dokumentace o klientech sociálních služeb nebo osobách v sociálních službách zaměstnaných či jinak se podílejících na jejich chodu, ani náležitosti jejího obsahu. Dokumentace o klientech sociálních služeb v Oblastní charitě Havlíčkův Brod proto vychází ze specifik poskytovaných služeb a obecně se především řídí textem GDPR, které stanoví obecně platné normy pro zacházení s dokumentací a informacemi.

Každá osoba, od níž zaměstnanci Oblastní charity Havlíčkův Brod získávají osobní údaje, je informována o účelu zpracování údajů a o pravidlech a náležitostech zpracování poskytnutých údajů. Předání údajů, které nám předáváte se svým souhlasem, je dobrovolné. Předání ostatních údajů vyžadujeme, jelikož jejich zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, plnění našich právních povinností nebo ochranu našich oprávněných zájmů. Pokud nám takové údaje neposkytnete, nemůžeme vám službu poskytnout.  

Oblastní charita Havlíčkův Brod zpracovává osobní údaje zejména v následujících oblastech:

• agenda související s poskytováním sociálních služeb na základě zákona č. 108/2006 Sb., agenda související s poskytováním zdravotních služeb dle zákona č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách (osoby, kterým poskytujeme služby nebo jiné formy pomoci včetně zájemců o služby; kontaktních osoby uživatelů služeb),
• personální a účetní agenda (osobní údaje zaměstnanců – osob v pracovně-právním vztahu k Oblastní charitě Havlíčkův Brod, osobní údaje dobrovolníků, stážistů, osobní údaje externích spolupracovníků a dalších odborníků, poskytujících návazné služby dárců),
• správa majetku a souvisejících smluvních vztahů, dodavatelů a osob poskytujících servisní služby organizaci,
• pořádání akcí pro veřejnost,
• pořádání dobročinných sbírek,
• ochrana majetku Oblastní charity Havlíčkův Brod a práv ostatních jejích klientů v případě pořizování kamerových záznamů bezpečnostními kamerami. Místa, kde jsou umístěny bezpečnostní kamery, jsou označena informačními cedulemi.

Kdo zpracovává Vaše osobní údaje

Správcem Vašich údajů je Oblastní charita Havlíčkův Brod prostřednictvím svých služeb. Vaše údaje spravuje ta služba, které jste klientem. Pokud jste klientem více služeb, spravuje každá z nich pouze ty údaje, které se jí týkají. Správce Vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči správci můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále. 

Zpracování provádějí pouze naši zaměstnanci. Všichni zaměstnanci OCH HB mají povinnost mlčenlivosti. Tento závazek přijímají při sjednání pracovního poměru a berou na vědomí, že jeho porušení je závažným proviněním, pro které může být pracovní poměr rozvázán. Každý z nich má přístup jen k těm údajům, které potřebuje pro výkon své práce. Osobní údaje v listinné a elektronické podobě zabezpečujeme řadou opatření, aby se nemohly dostat do rukou nepovolaným osobám a nemohly být zneužity.

Zaměstnanci Oblastní charity Havlíčkův Brod jsou povinni se při své práci řídit interními předpisy. Tyto dokumenty stanovují mimo jiné i pravidla nakládání se zpracovávanými údaji – kde jsou dokumenty s osobními údaji uloženy, kdo ze zaměstnanců k nim má přístup, jaká opatření zaměstnanci dodržují, aby zajistili co nejvyšší možnou míru ochrany zpracovávaných údajů.

K některým osobním údajům mohou získat přístup i další subjekty, které nám poskytují služby potřebné pro naši činnost. Jedná se zejména o správce naší výpočetní techniky a dodavatele informačních systémů (počítačového software), který používáme při poskytování našich služeb. To zejména, pokud budou poskytovat potřebný servis. K osobním údajům v nezbytném rozsahu mohou získat přístup i naši právní a daňový poradci. Pokud jsou osobní údaje zpřístupněny třetí osobě, děje se tak za podmínek stanovených GDPR.

Jaké údaje zpracováváme

Jedná se zejména o: 

• adresní a identifikační údaje (jméno, příjmení, titul, datum a místo narození, adresa trvalého pobytu, státní občanství, pohlaví), 
• kontaktní údaje (kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa), 
• údaje týkající se Vaší sociální situace (včetně informací o zdravotním stavu), což souvisí s naší povinností posoudit, zda je Vámi požadovaná služba pro Vás vhodná a zda splňujete podmínky pro její poskytnutí, či hodnocením naplňování uzavřené smlouvy; tyto údaje jsou nezbytné i pro samotné poskytování služeb;
• citlivé osobní údaje – tyto údaje od Vás požadujeme pouze, vyžaduje-li to situace a je-li to pro poskytování služby nutné a zpracováváme je z důvodu, že jsou potřebné pro poskytování zdravotních, sociálních a jiných služeb na základě uzavřené smlouvy nebo na základě Vašeho souhlasu (jedná se především o údaje týkající se zdravotního stavu).  Jak již bylo uvedeno výše, zpracování se týká osobních údajů, které od Vás získáváme na základě žádosti o poskytnutí služby, v rámci osobního jednání s Vámi jako se zájemcem o službu či při samotném uzavírání smlouvy nebo na základě informací a dokumentů poskytnutých Vámi v souvislosti se smlouvou, popř. žádostí o poskytnutí služby,
• v případě pořizování kamerových záznamů bezpečnostními kamerami údaj o čase Vašeho pohybu v prostorách, kde se kamery nachází.

Proč zpracováváme Vaše data 

Vaše údaje zpracováváme v nezbytném rozsahu pro příslušný účel – např. abychom mohli poskytovat danou službu. Povinnost zpracovávat Vaše údaje nám stanoví řada právních předpisů (zákon č. 108/2006 Sb., o sociálních službách, prováděcí vyhláška č. 505/2006 Sb., zákon č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách a podmínkách jejich poskytování). Některé osobní údaje zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu a vnitřních potřeb (jako je například sledování Vaší spokojenosti, optimalizace a zvyšování kvality námi poskytovaných služeb aj.). Některé údaje zpracováváme na základě Vašeho souhlasu (např. Vaše fotky z účasti na námi realizovaných akcích a jejich využití pro propagaci našich služeb, na základě Vašeho souhlasu zpracováváme Vaše zdravotní data). 

Od osob, kterým poskytujeme služby, sbíráme a zpracováváme zpravidla údaje týkající se životní situace, abychom mohli posoudit, zda zájemce o službu spadá do cílové skupiny služby a uživatelům služeb mohli službu řádně poskytovat. V případech, kdy je to nezbytně nutné pro poskytování služby, sbíráme a zpracováváme zvláštní kategorie osobních údajů, např. údaje o zdravotním stavu.

Údaje získáváme a zpracováváme, abychom mohli:

• naplnit zákonné požadavky,
• řádně poskytovat služby a jiné formy pomoci,
• plnit uzavřené smlouvy,
• propagovat činnost Oblastní charity Havlíčkův Brod (fotografie),
• chránit majetek Oblastní charity Havlíčkův Brod a ostatních jejich klientů.

Doba uchovávání Vašich osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytně nutnou k zajištění vzájemných práv a povinností vyplývající ze smlouvy, tj. vždy minimálně po dobu trvání smlouvy, a dále pak po dobu, po kterou jsme povinni/oprávněni ty které údaje uchovávat podle Obecného nařízení a dalších obecně závazných právních předpisů, to samé platí, nedojde-li k uzavření smlouvy. Údaje získané při poskytování služby, a mající souvislost s řešením Vaší nepříznivé situace, archivujeme zpravidla po dobu 5 let (vždy dle aktuálně platných interních předpisů). Doba pro uchování začíná běžet 1. lednem roku následujícím po roce, ve kterém došlo k ukončení služby, po uplynutí této doby jsou data zlikvidována.  

Údaje, které zpracováváme s Vaším souhlasem, uchováváme po dobu, po kterou nám je souhlas platně udělen.  

Kamerové záznamy pořízené bezpečnostními kamerami, uchováváme zpravidla 3 dny, v odůvodněných případech až 7 dnů. V případě, že je na kamerovém záznamu zachyceno porušení práv našich nebo našich klientů, je uchováváme do doby prošetření daného incidentu.

Vaše ochrana a práva

S Vašimi údaji nakládáme s řádnou péčí v souladu s platnými předpisy a zajišťujeme jejich ochranu. V organizaci jsou zavedena pravidla stanovující, který zaměstnanec může mít přístup k Vašim osobním údajům a jaké osobní údaje může zpracovávat. Vaše údaje zásadně nepředáváme mimo Oblastní charitu Havlíčkův Brod s výjimkou případů, kdy máme Váš souhlas, ukládá nám to právní předpis nebo v případě požadavků orgánů činných v trestním řízení. V rámci zpracování osobních údajů je v některých případech nutné předat osobní údaje jiné osobě. Oblastní charita Havlíčkův Brod se snaží předávání minimalizovat, v některých případech je ale nezbytné pro splnění povinností organizace ze zákona, smlouvy nebo v rámci činnosti Charity. Ve všech případech, kdy správce předává osobní údaje jiné osobě, dbá organizace o zajištění maximální ochrany práv subjektů údajů.

Máte právo na přístup k údajům, které o Vás zpracováváme. V případě, že jsou Vaše údaje nesprávné nebo nepřesné, máte právo požadovat opravu. S přihlédnutím k účelům, pro které údaje zpracováváme, máte právo, abychom také doplnili neúplné údaje. Máte právo na výmaz Vašich údajů či na omezení jejich zpracování, pokud je to v souladu s právními předpisy. V případech, kdy ke zpracování Vašich údajů vyžadujeme Váš souhlas, jste oprávněni tento souhlas kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zpracování vašich údajů po dobu, co byl tento souhlas Vámi platně udělen, ani na zpracování Vašich údajů z jiných právních důvodů, pokud se aplikují (př. dodržování právních povinností). 

Oblastní charita Havlíčkův Brod nemá povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě jakýchkoli přání nebo dotazů nás však můžete kontaktovat poštou na adrese Bělohradská 1128, 580 01  Havlíčkův Brod, nebo prostřednictvím e-mailu na adrese sekretariat@charitahb.cz.

Protože dbáme na ochranu osobních údajů, určili jsme koordinátora GDPR, který je připraven reagovat na Vaše zprávy, přání a stížnosti tak, aby bylo dosaženo co možná nejvyšší spokojenosti na Vaší straně.

Pokud nejste s našim postupem spokojeni, můžete podat stížnost nebo námitku proti postupu Oblastní charity k dozorovému úřadu, kterým je:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
Tel: 234 665 111
Web: www.uoou.cz